Costi aziendali: gestire le spese di rappresentanza per le imprese

Le spese di rappresentanza sono un problema di difficile gestione per qualsiasi tipo di impresa. Si tratta di prestazioni atte a promuovere la reputazione del brand, come per esempio eventi, trasferte e pubbliche relazioni, ma che nella contabilità possono costituire una voce piuttosto onerosa. 

Le aziende fanno ricorso a diversi sistemi, come l’anticipo di contante da rimborsare al dipendente o la prenotazione di voli e alberghi da parte degli uffici amministrativi; tuttavia, queste procedure hanno dimostrato di essere inefficaci, dal momento che non arginano in modo adeguato complicazioni o imprevisti e non tutelano, in alcun modo, da eventuali falsificazioni o imbrogli.

Una soluzione per le spese di rappresentanza

Avere una panoramica precisa di tutte le uscite è complicato e questo alimenta la possibilità di compiere errori che possono far lievitare i costi. Tuttavia, ogni impresa deve prevedere delle spese di rappresentanza, dato che sono fondamentali per la costruzione e il consolidamento di un’immagine di successo. Per questa ragione, rinunciarvi o modulare queste voci è del tutto impossibile.

La soluzione, in questo caso, è quella di puntare su un sistema in grado di tenere traccia di ogni genere di spesa, sia che si tratti del budget destinato a specifici eventi aziendali sia che riguardi quello da dedicare al vitto e al soggiorno durante determinate trasferte di viaggio. 

Nasce dal desiderio di soddisfare questa necessità la proposta innovativa di Soldo: un sistema di prepagate smart che aiuta a gestire, con successo, ogni genere di spesa aziendale.

I benefici delle carte Soldo

Le carte Soldo permettono di amministrare al meglio non solo le spese di rappresentanza, ma in generale tutte le uscite che debba sostenere annualmente un’impresa. 

Il sistema si basa su prepagate gratuite e personalizzabili, da affidare ai dipendenti, che consentono di definire, in ogni occasione, dei tetti massimi di spesa. 

È sempre l’azienda, infatti, a decidere quanto un collaboratore possa spendere giornalmente, settimanalmente e mensilmente, in base alla policy adottata; il risultato è un profilo costantemente consultabile da una web console, con riepilogo delle transazioni, i luoghi dove sono ubicati gli esercenti, i costi e la nota spesa scaricabile. 

Inoltre, l’azienda può in ogni momento modificare i tetti minimi e massimi di budget, modulando le restrizioni geografiche al variare della posizione del dipendente.

Uno dei benefici delle carte Soldo è quello relativo alla semplificazione delle procedure di rendicontazione, quel processo attraverso il quale gli uffici amministrativi fanno corrispondere a ogni spesa la corrispondente ricevuta. 

Naturalmente, tra i vantaggi vi è anche il fatto di poter tenere traccia dei rifornimenti di carburante, che possono essere tra le voci di spesa anche in occasione di trasferte aziendali, ovviamente.

Per questa specifica necessità, sono state ideate e realizzate anche delle apposite carte carburante, le prepagate Soldo Drive, utilizzabili presso qualsiasi distributore, molto più pratiche rispetto agli altri metodi di pagamento tracciabili previsti dalla vigente normativa.

Carte Soldo: semplicità e trasparenza

Il sistema proposto da Soldo, concepito affinché sia sempre garantita la massima trasparenza, fa sì che a ogni transazione possa essere allegata la rispettiva ricevuta, fotografata mediante un comune smartphone e caricata tramite app. 

Qualora la politica dell’azienda lo consenta, queste prepagate smart potranno anche essere ricaricate automaticamente quando il budget dovesse scendere al di sotto di un tetto prefissato: questo consentirà di eliminare, dalla gestione aziendale, il peso di dover effettuare continui rimborsi o gestire emergenze improvvise. 

In aggiunta, l’azienda può definire, per ogni carta, i ruoli degli utilizzatori, in modo da associare permessi differenti in base alle mansioni.Va da sé, quindi, che le carte Soldo attualmente rappresentano la soluzione ideale per superare tutti i problemi legati alle spese aziendali, sia di piccole che di grandi realtà imprenditoriali.

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