Perché usare un’app di rilevazione presenze in azienda

Negli ambienti di lavoro frenetici come quelli contemporanei la rilevazione delle presenze si configura come una delle sfide gestionali più complesse. Difficoltà che tende ad aumentare nelle realtà in cui la forza lavoro è distribuita su più sedi, o in cui i dipendenti sono tenuti quotidianamente a spostarsi per svolgere varie attività in luoghi diversi.

Il recente ricorso alle modalità di lavoro ibrido – e più nello specifico allo smart working – ha ulteriormente amplificato questo grado di complessità, rendendo i processi di rilevazione presenze manuali inefficaci e spesso inaffidabili.

Un’app di rilevazione presenze permette di superare queste criticità, alleggerendo la mole di lavoro normalmente a carico del manager o delle risorse umane. Un’app di rilevazione presenze rende infatti la raccolta dei dati molto più accurata, fornendo alle imprese una risorsa efficiente e perfettamente in linea con i modelli operativi digitalizzati.

App di rilevazione presenze: non solo timbrature in ingresso e uscita

Un’app per la rilevazione delle presenze è un sistema evoluto per la gestione operativa in contesti aziendali caratterizzati da turnazione dinamica. I sistemi di questo tipo consentono ai dipendenti di registrare in modo semplice e intelligente l’ingresso e l’uscita dal lavoro, utilizzando il proprio smartphone come strumento di “timbratura”.

Il ricorso a un’app di questo tipo solleva le aziende dalla necessità di installare tornelli, timbratori o altri dispositivi fissi per il controllo degli accessi. Un beneficio non da poco, se si pensa che tali soluzioni, generalmente molto costose, si rivelano del tutto inefficaci per monitorare i team che lavorano in mobilità.

Esistono poi risorse, come l’APP rilevazione presenze sviluppata da Geobadge, che permettono di usufruire di un’ampia gamma di funzionalità, pensate per automatizzare, oltre al monitoraggio di ingressi e uscite, numerose attività, commesse e servizi normalmente demandati a manager e responsabili amministrativi.

L’impatto strategico delle app di rilevazione presenze sulle HR

Le migliori app di rilevazione presenze offrono ai responsabili aziendali numerosi vantaggi strategici. Tra i principali, spicca la possibilità di pianificare e assegnare attività ai rispettivi collaboratori e, grazie alla timbratura smart, valutare in tempo reale la corrispondenza di quanto pianificato e quanto eseguito. I sistemi più avanzati integrano, inoltre, soluzioni opzionali di geolocalizzazione, che garantiscono dati verificabili, completamente affidabili e in ogni caso conformi alle normative vigenti.

I dipendenti possono richiedere ferie e permessi tramite un calendario digitale sempre aggiornato. Basta un clic per inviare la richiesta, che arriva subito al responsabile per l’approvazione. Il dipendente riceve una notifica immediata con l’esito.

Anche la gestione delle spese può essere semplificata: è sufficiente che i collaboratori fotografino il documento fiscale con il loro smartphone affinché l’intelligenza artificiale – integrata nelle soluzioni più performanti – riconosca e acquisisca automaticamente i dati riportati sulle ricevute, azzerando gli errori, garantendo maggiore trasparenza e velocizzando il processo di approvazione.

Un ulteriore vantaggio è legato alla possibilità di ridurre sensibilmente il ricorso alla documentazione cartacea: grazie a un sistema completamente digitalizzato, file, contratti e certificazioni sono consultabili da qualunque luogo, così che l’archiviazione sia sempre ordinata e non si corra il rischio di smarrimento.

L’Ufficio contabilità o le Risorse Umane possono inoltre inviare buste paga, cedolini e certificazioni uniche direttamente via app, in modo che ogni collaboratore possa accedervi automaticamente e consultarle in qualsiasi momento.

Naturalmente, grazie all’integrazione con sistemi cloud, le applicazioni più complete consentono di accedere in tempo reale a tutte le comunicazioni inoltrate all’azienda, mettendo informazioni cruciali sempre a disposizione di manager e dipendenti.

Inoltre, pur essendo soluzioni digitali, non richiedono manutenzione né spese operative dirette. La loro elevata flessibilità garantisce una continuità operativa estremamente completa, sempre in linea e del tutto adattabile alle esigenze delle imprese moderne.

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